Voorbeeld 1
Parlementaire enquête
Ondersteuning bij het vinden van informatie voor een Parlementaire enquête
De Tweede Kamer, Eerste Kamer en de Verenigde Vergadering hebben een grondwettelijk recht van enquête. Het recht houdt in dat Kamers een onderzoek kunnen instellen naar een specifiek onderwerp, om op die manier de regering te controleren.
Parlementaire enquêtes vinden onder ede plaats, omdat de waarheid boven tafel moet komen. Voor deze waarheidsvinding is het van groot belang dat de juiste en betrouwbare informatie snel beschikbaar is voor de onderzoekscommissie.
De uitdaging
De huidige praktijk wijst uit dat het verzamelen van relevante en betrouwbare informatie een zeer tijdrovende en lastige klus kan zijn. Afhankelijk van het onderwerp moeten organisaties soms uit miljoenen documenten, social media- en Whatsapp-berichten, e-mails en bijlagen de benodigde informatie boven water halen en beschikbaar stellen. En vaak in korte tijd en onder maatschappelijk druk.
Dit geldt overigens niet alleen voor een Parlementaire enquête. Ook bij bestuursrechtelijke procedures, Woo-verzoeken en interbestuurlijk toezicht moet (ter verantwoording over het bestuurlijk handelen) in relatief korte tijd de juiste informatie te worden aangeleverd.
Hoe kunnen wij jou helpen?
OCTOBOX Projecten ondersteunt organisaties bij het vinden en beschikbaar stellen van specifieke informatie uit grote hoeveelheden ongestructureerde informatie.
Afhankelijk van wat jij wil – of wat vanuit de organisatie vereist is – verlenen wij deze ondersteuning op locatie of vanuit onze eigen volledig beveiligde omgeving. Onze specialisten doen dit nagenoeg volledig geautomatiseerd met behulp van onze software. De software is specifiek voor dit doel ontwikkeld en voldoet aan de eisen die de Archiefwet daaraan stelt, is volledig AVG-proof en BIO compliant.
We kunnen ons voorstellen dat het best spannend is om al die informatie te laten doorzoeken, opschonen en zelfs vernietigen. Kan ik mijn informatie nog wel terugvinden? Wordt er niet te veel vernietigd? Laat voorop staan dat wij bestanden nooit zonder toestemming vernietigen. We plaatsen deze in eerste instantie gedurende een van tevoren afgesproken termijn apart. In een omgeving waar je wel kunt zoeken en vinden, maar niet meer kunt plaatsen en aanpassen.
Hoe doen we dat?
Onze software is dusdanig ingericht dat snel en efficiënt en vooral effectief door terra-bytes aan informatie kan worden gezocht. De combinatie van slimme software en kennis vanuit onze specialisten dragen zorg voor een snel en zeer betrouwbaar resultaat.
We nemen je mee in hoe we dat doen:
- Onze specialisten brengen samen met jou in kaart welke informatie nodig is, en waar deze mogelijk is opgeslagen.
- Op basis van deze inzichten verzamelen we alle ongestructureerde informatie. Deze informatie plaatsen we binnen een speciaal daarvoor ingerichte beveiligde omgeving.
- Paralel aan stap 2 richten onze specialisten de software in. Zij doen dit op basis van het specifieke verzoek (bijvoorbeeld een Parlementaire enquête of Woo-verzoek), en gericht op de specifieke informatie die nodig is om aan dit verzoek te voldoen.
- Onze software doorzoekt de ongestructureerde informatie volledig en selecteert specifieke gegevens die voldoen aan het verzoek.
- De software plaatst deze informatie in een overzicht. In het overzicht zie je ook direct waar dubbelingen zitten, wat de historie van informatie is, wanneer documenten voor het laatst geopend zijn, en waar de informatie is opgeslagen.
- Samen met jou selecteren we de benodigde informatie en stellen we die beschikbaar aan de juiste personen of organisaties.
Voorbeeld 2
Informatiehuishouding
Grip krijgen op je informatiehuishouding
Toegankelijke betrouwbare informatie die ook nog duurzaam beheerd wordt, lijkt soms een utopie. Het is op z’n minst een enorme uitdaging om dat voor elkaar te krijgen. Idealiter is informatie snel terug te vinden, betrouwbaar, volledig, en is er geen twijfel over de juistheid en echtheid ervan.
De uitdaging
Gestructureerde en toegankelijke informatie is van essentieel belang voor een goed functionerende organisatie. Door de digitalisering en daarmee enorme toename aan informatie, wordt het wel een steeds grotere uitdaging om snel en efficiënt de juiste informatie te vinden. Zeker als die ook nog versnipperd is opgeslagen.
Grip krijgen, houden, en het beheer dusdanig inrichten dat de juiste informatie 24/7 beschikbaar en toegankelijk is, lijkt soms een onmogelijke opgave.
Hoe kunnen wij jou helpen?
Met ondersteuning van OCTOBOX Projecten behoort een ongestructureerde informatiehuishouding tot de verleden tijd. Organisaties komen weer in control over hun informatie. OCTOBOX Projecten ondersteunt organisaties bij het vinden en beschikbaar stellen van specifieke informatie uit grote hoeveelheden ongestructureerde informatie.
Afhankelijk van wat jij wil – of wat vanuit de organisatie vereist is – verlenen wij deze ondersteuning op locatie of vanuit onze eigen volledig beveiligde omgeving. Onze specialisten doen dit nagenoeg volledig geautomatiseerd met behulp van onze software. De software is specifiek voor dit doel ontwikkeld en voldoet aan de eisen die de Archiefwet daaraan stelt, is volledig AVG-proof en BIO compliant.
We kunnen ons voorstellen dat het best spannend is om al die informatie te laten doorzoeken, opschonen en zelfs vernietigen. Kan ik mijn informatie nog wel terugvinden? Wordt er niet te veel vernietigd? Laat voorop staan dat wij bestanden nooit zonder toestemming vernietigen. We plaatsen deze in eerste instantie gedurende een van tevoren afgesproken termijn apart. In een omgeving waar je wel kunt zoeken en vinden, maar niet meer kunt plaatsen en aanpassen.
We nemen je mee in hoe we dat doen:
- Onze specialisten brengen samen met jou in kaart waar informatie is opgeslagen. Dat kan op gemeenschappelijk en persoonlijke netwerkschijven zijn, in mails, Whatsapp-en social mediaberichten, systemen. De zogeheten informatiesilo’s.
- Op basis van deze inzichten bepalen we samen met jou binnen welke informatiesilo’s we de informatie moeten structureren.
- We richten een beveiligde omgeving in waar we grote hoeveelheden data kunnen opslaan. In deze beveiligde omgeving plaatsen wij onze software.
- We maken een kopie van de betreffende informatiesilo’s en plaatsen die in de beveiligde omgeving. Desgewenst is het mogelijk deze op de beveiligde omgeving van OCTOBOX Projecten te plaatsen.
- Onze software analyseert in 3 tot 5 dagen alle informatiedragers, en doorzoekt de ongestructureerde informatie volledig.
- De software plaatst deze informatie in een overzicht. In het overzicht zie je ook direct waar dubbelingen zitten, wat de historie van informatie en documenten is, wanneer documenten voor het laatst geopend zijn, welk document het meest recent is, en waar de informatie is opgeslagen.
- Op basis van het verkregen inzicht bepalen we samen met jou welke vervolgstappen we gaan zetten:
- Vernietiging van alle dubbele documenten en bestanden, waarbij alleen de meest recente en relevante worden bewaard. Hiermee reduceren we de omvang van de informatie tot alleen unieke documenten. Dus: beter beheersbaar, en minder opslagruimte.
- Bepalen welke informatie we kunnen en moeten vernietigen. Bijvoorbeeld in het kader van de Archiefwet. Maar ook documenten die al lang niet meer zijn geopend.
- Hiermee reduceren we de omvang van de informatie.
- Bepalen welke documenten we in het kader van de Archiefwet permanent moeten bewaren. Deze documenten worden overgedragen aan een archiefbewaarplaats. En tot het moment van overdracht zorgen we ervoor dat de informatie duurzaam en toegankelijk beheerd wordt.
- Bepalen welke documenten voor welke processen binnen de organisatie relevant zijn. Samen met jou bepalen we naar welk centraal beheerd systeem we deze informatie migreren om het duurzaam te beheren. De unieke documenten kunnen we (volledig geautomatiseerd) voorzien van de juiste metadata, waardoor deze eenvoudig gemigreerd kunnen worden. Daarmee zijn ze 24/7 toegankelijk.
Het belang van een informatiebeheerplan
Afspraken, beleid en plannen maken over het beheer van informatie kan alleen als je weet dat informatie bestaat en waar deze opgeslagen is. Vanaf het moment dat de informatie is opgeschoond en structuur is aangebracht, kun je spreken over duurzaam beheerde en toegankelijke informatie. Duurzaam beheer vereist een goed informatiebeheerplan. Ook daar kunnen we je bij helpen.
Informatiebeheer draait vooral om 3 zaken: overzicht, inzicht en samenwerking:
- Een informatiebeheerplan geeft overzicht van de informatie die er is in de organisatie, teams, processen en applicaties. Art. 18 van de Archiefregeling benoemt dat het nodig is te beschikken over een “actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de aanwezige informatie”. Dit overzicht kun je gebruiken voor het verbeteren van de informatiehuishouding (risicoanalyse).
- Een informatiebeheerplan geeft inzicht in de waarde van informatie in de organisatie, teams, processen en applicaties. Hoe lang bewaar je informatie? Wanneer vernietig je informatie? En wat bewaar je permanent?
- Een informatiebeheerplan zorgt voor samenwerking tussen zowel de verschillende functies en rollen in het informatiedomein (CIO, informatiemanager, hoofd DIV, businessanalist, informatieanalist etc.) als de proceseigenaren.
Het belang van een goed informatiebeheerplan is groot. Hiermee realiseer je het overzicht van de inrichting en de status van informatie binnen werkprocessen. En je kunt met een goed informatiebeheerplan en een goede (risico)analyse aanbevelingen doen om de inrichting te verduurzamen en te verbeteren. Zonder een breed gedragen informatiebeheerplan vervalt een organisatie vaak snel weer in een situatie waarin een wildgroei aan informatie ontstaat.