OCTOBOX Projecten
Over OCTOBOX Projecten
OCTOBOX Projecten geeft jouw organisatie weer grip op je informatie-huishouding. OCTOBOX Projecten helpt organisaties bij het vinden van specifieke informatie in grote hoeveelheden ongestructureerde en versnipperd opgeslagen informatie.
Steeds meer organisaties worden geconfronteerd met grote hoeveelheden informatie die versnipperd is opgeslagen. Deze informatie wordt gevormd, verstuurd en ontvangen in een snelgroeiend aantal systemen, netwerkschijven, mailboxen en berichtenapps. Is er nog voldoende zicht op waar welke relevante informatie zich precies bevindt?
OCTOBOX Projecten ondersteunt en ontzorgt zowel overheids- als commerciële organisaties volledig bij het duurzaam structureren, beheren en toegankelijk maken van informatie. We kennen de wet- en regelgeving en zijn op de hoogte van ontwikkelingen. Zo krijg je weer grip op je informatiehuishouding en word je een betrouwbare transparante (overheids)organisatie die zich 24/7 kan verantwoorden over haar handelen.
De uitdaging: een transparante organisatie
Tijdig en efficiënt de juiste informatie vinden wordt met de toename aan informatie een steeds grotere uitdaging. Zeker als die ook nog versnipperd is opgeslagen. De digitalisering gaat hard. Organisaties hebben al snel terabytes aan informatie. Omgerekend is dat tientallen miljoenen aan verschillende digitale documenten en bestanden. En als die documenten en bestanden niet goed zijn opgeslagen, is het vinden van de juiste informatie als het vinden van de bekende speld in de hooiberg.
Het duurzaam beheren en structureren van informatie is voor een overheidsorganisatie een wettelijke verplichting. Los van deze wettelijke verplichting is het goed beheren en toegankelijk maken (én houden) van relevante informatie een randvoorwaarde om als organisatie effectief te kunnen (samen)werken. Transparant zijn over het handelen, en je als organisatie daar ook over te kunnen verantwoorden: een betrouwbare transparante overheid die zich 24/7 kan verantwoorden over haar handelen.
De uitdaging is dus:
- Het vinden van specifieke informatie in grote hoeveelheden ontoegankelijke, ongestructureerde en versnipperd opgeslagen informatie.
Zodat je als overheidsorganisatie voldoet aan actieve openbaarmaking vanuit de Wet open overheid (Woo), en je tijdig kunt voldoen aan een Woo-verzoek. Ook het (snel) opleveren van informatie voor een Parlementaire enquête is hiermee een stuk eenvoudiger. - Het duurzaam structureren en beheersbaar maken van grote hoeveelheden ontoegankelijke, ongestructureerde en versnipperd opgeslagen informatie.
Zodat je volledig inzicht hebt in alle informatiedragers binnen de organisatie. Zodat je relevante en betrouwbare informatie in werkprocessen beschikbaar kunt stellen, en er binnen de organisatie beter en effectiever kan worden samengewerkt. Bij de overgang naar een nieuw systeem kun je eenvoudiger informatie selecteren voor migratie; niet meer trash in, trash out. Ontdubbelen en opschonen wordt een stuk eenvoudiger. Tijdig vernietigen wordt een stuk eenvoudiger. Tijdig overdragen aan een archiefbewaarplaats wordt een stuk eenvoudiger. En tot slot wordt het metadateren van documenten veel makkelijker.
Voor de overheid én commerciële organisaties
Ook organisaties die niet aan de Archiefwet of de Woo hoeven te voldoen, zien steeds meer het nut en de noodzaak om in controle te zijn (en te blijven) over hun informatie. Het is een randvoorwaarde als je als organisatie staande wil blijven in de huidige informatiemaatschappij. Als je precies weet waar welke informatie staat, kun je snel en goed aan verzoeken van klanten voldoen, én flexibel inspelen op marktontwikkelingen. En werknemers ervaren binnen de organisatie hoe fijn het is dat informatie toegankelijk en snel terug te vinden is. Hierdoor verlopen werkprocessen soepeler en werken medewerkers fijn samen.
Hoe kunnen wij jou helpen?
OCTOBOX Projecten ondersteunt en ontzorgt zowel overheids- als commerciële organisaties volledig bij het duurzaam structureren, beheren en toegankelijk maken van informatie. We kennen de wet- en regelgeving en zijn op de hoogte van ontwikkelingen.
Hierna volgen 2 concrete situaties waarin we je graag meenemen in hoe wij jouw organisatie kunnen helpen.
